Evenementenloket

U vindt op deze pagina alle informatie voor het organiseren van een evenement in onze gemeente. Doorloop onderstaande stappen, lees de relevante informatie voor het evenement en bekijk de belangrijkste bijbehorende documenten.

We helpen u graag

Neem daarom contact op met team vergunningen Apv. De medewerkers van team vergunningen Apv kunnen u verder informeren. Mail naar teamapvvergunningen@westbetuwe.nl.

Evenement: Melden of vergunning

De voorschriften voor een melding evenement staan in de Algemene plaatselijke verordening van West Betuwe. Houd er rekening mee dat er altijd een organisator moet zijn.

Melden

Voor een klein evenement is een melding voldoende.

Voorwaarden:

  • Het evenement is eendaags.
  • Er zijn niet meer dan 200 bezoekers over de hele dag.
  • Het is tussen 8.00 uur tot 23.00 uur.
  • Er wordt alleen muziek gedraaid tussen 8.00 uur tot 23.00 uur.
  • De geluidsnorm 60 dB(A) en 74 dB(C) bij woningen wordt niet overschreden.
  • Er worden slechts kleine objecten geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 vierkante meter per object.
  • Het evenement is niet op een rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of vormt een belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten. Een vergunning is ook niet verplicht als er bij lampionnenoptochten, wandeltochten en recreatieve fietstochten:
     
  1. De optocht niet breder is dan een weghelft;
  2. Er bij er bij een groepsomvang van 20 personen of meer voor en achter de optocht auto’s rijden met in werking zijnde knipperlichten of voor en achter de optocht begeleiders in reflecterende vesten lopen of fietsen.

Voldoet het evenement aan deze voorwaarden? Meld dan minimaal tien werkdagen voor aanvang het evenement.

Voldoet het evenement niet aan deze voorwaarden? Dan moet u een vergunning aanvragen. Volg dan stappen op deze webpagina. Twijfelt u nog of u een vergunning aan moet vragen? Check hier of u een vergunning nodig heeft.

Fase 1: Het initiatief

Evenementenplanning

Jaarlijks vragen wij uit welke evenementen er komend jaar op de planning staan. In januari publiceren we die evenementenplanning. Dit zijn de evenementen die op dat moment aangemeld zijn bij de gemeente West Betuwe.

Organiseert u zelf een evenement? Een evenement aanmelden voor de evenementenplanning kan van 1 juli tot 1 november. 

Vooroverleg en conceptstukken

Organiseert u een nieuw evenement of weet u niet zeker welke informatie en documenten verplicht zijn bij uw aanvraag? We helpen u graag bij een vooroverleg.

Ook bieden we de mogelijkheid om conceptstukken aan te leveren. Door het aanleveren van conceptstukken kan er meegekeken worden en tips gegeven worden, voordat de aanvraag wordt ingediend. Als de conceptstukken zijn aangeleverd, kan er voor het bespreken van de concept-stukken ook een concept-overleg ingepland worden.

U kunt voor het inplannen van een vooroverleg of het opsturen van conceptstukken een mail sturen naar teamapvvergunningen@westbetuwe.nl.

 

Fase 2: De aanvraag

Als u alle benodigde documenten heeft dan kunt u de aanvraag indienen. Als u de aanvraag indient, dan beginnen de termijnen te doorlopen.

Uiterlijke aanvraagdatum

  • Bij een A-evenement (regulier, laag risico): acht weken.

  • Bij een B-evenement (risicovol): tien weken.
  • Bij een C- evenement (meest risicovol): vierentwintig weken.

Verplichte documenten

  • Een ingevulde vragenlijst. Dit is een toelichting op uw aanvraag. Hiervoor vult u het pdf-document 'Evenementenvergunning inhoudelijke toelichting' in.
  • Inrichtingstekening evenement. Deze moet aan vereisten voldoen vanuit het Besluit BGBOP. Hiervoor is een handleiding inrichtingstekening ontwikkeld. Als er bij het evenement geen objecten worden geplaatst, maar er een route is, dan is het verplicht een route aan te leveren.

Welke documenten zijn er mogelijk ook verplicht?

Dit ligt aan de activiteiten van het evenement.

  • Draaiboek of programma van het evenement.
  • Een veiligheidsplan en calamiteitenplan. Een voorbeeld van dit plan staat hieronder. Het veiligheids- en calamiteitenplan is bedoeld om de risico’s in te schatten en de maatregelen die hierop worden genomen aan te geven. Als u niet zeker weet of er een veiligheids- en calamiteitenplan nodig is voor het evenement, mail dan voor een vooroverleg naar teamapvvergunningen@westbetuwe.nl.
  • Constructieve gegevens als u een tent, podium of tribune gaat plaatsen bij uw evenement.
  • Schriftelijke toestemming van gebruik grond, als het evenement wordt gehouden op grond waarvan u niet eigenaar bent of geen gemeentegrond is.

Kosten

  • A-evenement (regulier evenement): € 194,50
  • B-evenement (aandacht evenement): € 389
  • C-evenement (risico evenement): € 389

Het kan zijn dat u onder de vrijstelling leges valt. U vindt de tekst van de vrijstelling in de legesverordening.

 

Fase 3: De beoordeling

Heeft u alle documenten voor uw aanvraag opgestuurd? Dan toetsen we de stukken inhoudelijk.

De zaakbehandelaar analyseert risico’s en de impact op de leefomgeving. De inhoudelijke toetsing ziet in op de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Er wordt tijdens de beoordeling advies gevraagd aan adviseurs. U kunt tijdens de beoordeling worden gevraagd om aanpassing of aanvulling van uw aanvraag.

Fase 4: Vergunningverlening

Als de risico’s en impact op de leefomgeving beheersbaar zijn met voorschriften dan wordt de vergunning verleend. In de vergunning zijn voorschriften opgenomen.

Het evenement wordt op dinsdagen gepubliceerd via een officiële publicatie op www.overheid.nl en in het Kontakt. Als u belanghebbende bent kunt u binnen een termijn van zes weken bezwaar indienen. Meer informatie hierover https://www.westbetuwe.nl/bezwaar-maken.

Fase 5: Uitvoeren van het evenement

De organisator is verantwoordelijk voor het evenemententerrein, ook tijdens de op- en afbouw van het evenement. De voorschriften die in de vergunning staan opgenomen moeten uitgevoerd worden tijdens het evenement. Er kan een gezamenlijke schouw worden gehouden. Hierover wordt u ingelicht.

De vergunninghouder is als eerste verantwoordelijk voor het tijdig anticiperen op naderend extreme weersomstandigheden en het tijdig nemen van maatregelen.

Mocht er een calamiteit of ongeregeldheid zijn en heeft u de gemeente nodig buiten de openingstijden? U kunt altijd bellen naar 0345 - 72 88 00.

Fase 6: Evaluatie

We kunnen een evaluatie inplannen bij het evenement. Als u dit zelf fijn vindt kunt u dit aangeven. Tijdens de evaluatie bespreken we alle aandachtspunten van het evenement.

Andere ontheffingen en vergunningen

Welke vergunning of ontheffing moet u nog meer aanvragen?

Handige informatie voor het organiseren van een evenement

Duur en openingstijden evenement

Duur evenement

Een evenement mag maximaal zeven dagen aaneengesloten zijn. Hiervan moeten er dan ook twee dagen zijn met geluidsarme activiteiten.

Als er een kermis is bij het evenement, mag het evenement maximaal vijf aaneengesloten dagen zijn.

Openingstijden evenement

  • Op vrijdag en zaterdag van 7.00 uur tot 2.00 uur.
  • Als een evenement tot 2.00 uur duurt is er een afbouwcyclus. Dit houdt in dat een half uur voorafgaand aan de eindtijd er geen nieuwe bezoekers mogen toegelaten worden, de drankverstrekking wordt beëindigd, het geluidsniveau wordt teruggebracht en de lichtsterkte wordt verhoogd. Dit zodat er op de eindtijd van 2.00 uur geen bezoekers meer aanwezig zijn.
  • Op de overige dagen van 7.00 uur tot 00.00 uur.
  • Nacht voorafgaand aan Koningsdag en de nacht van Koningsdag mag het evenement van 7.00 uur tot 2.00 uur duren.
  • Oud en nieuw (31 december op 1 januari) mag het evenement van 7.00 uur tot 6.00 uur duren.

Gemeentematerialen lenen

Niet commerciële organisators kunnen als de evenementenvergunning is verleend, diverse materialen kosteloos lenen. Commerciële organisators kunnen tegen een tarief het materiaal lenen. Dit is op voorwaarde van beschikbaarheid. De materialen moeten worden opgehaald en teruggebracht door de vergunninghouder.

Welke materialen kunt u lenen?

  • Dranghekken

  • Verkeersbord C01 (bord wegafsluiting)

Leefbaarheidsbudget

Organiseert u een initiatief dat bijdraagt aan de leefbaarheid of sociale samenhang van uw dorp of stad? Dan kunt u hiervoor geld uit het leefbaarheidsbudget aanvragen

Verzekering vrijwilligers

Mogelijk kunt u gebruikmaken van de vrijwilligersverzekering die de gemeente heeft afgesloten. Een organisator kan aansprakelijk gesteld worden als er een ongeval is bij het evenement. Het is daarom aan te raden om het evenement te organiseren vanuit een Stichting, Vereniging of bedrijf. Dit zorgt er voor dat u zelf niet aansprakelijk bent mocht er een ongeval zijn.

Verkeersregelaar

Gaat u bij uw evenement verkeersregelaars inzetten? Dit kan een verplichting zijn in de evenementenvergunning. Er zijn twee soorten verkeersregelaars. In beide gevallen is er een aanstelling vanuit de politie verplicht.

  1. Evenementenverkeersregelaars. Een evenementenverkeersregelaar mag verkeerstekens geven op de openbare weg. kan alleen worden ingezet voor eenvoudige verkeersregelende taken zoals een stopteken bij een oversteekplaats tijdens de avondvierdaagse of het wijzen van bestuurders naar de bestemde parkeerplaats. Als evenementenverkeersregelaar mag u aanwijzingen geven die voor je taak op de aangewezen locatie noodzakelijk zijn. Ook mogen er ondersteunende maatregelen genomen worden (bijv. borden en hekken plaatsen)
  2. Beroepsverkeersregelaars. Als beroepsverkeersregelaar mag er ook zelfstandig verkeer geregeld worden op bijvoorbeeld een kruispunt voor alle rijrichtingen.

Hoe kunt u eenvoudig een evenementenverkeersregelaar aanstellen?

Er moet een gratis e-learning succesvol afgerond worden. Hierna bent u landelijk inzetbaar voor het uitvoeren van verkeersregelende werkzaamheden bij diverse gemeenten en evenementen. De organisator van het evenement meld het evenement aan. De gemeente zal het evenement goedkeuren. Als het evenement is goedgekeurd, ontvangt men een deelnemerscode om toegang te krijgen tot de E-instructie en het betreffende evenement. Als de e-learning succesvol is afgerond, kan de evenementenverkeersregelaar zelfstandig het aanstellingsbesluit downloaden. Het aanstellingsbesluit moet getoond kunnen worden aan het bevoegd gezag.

Voor het regelen van de parkerende auto’s kunnen er parkeerbegeleiders ingezet worden. Zij mogen geen verkeerstekens geven op de openbare weg.

Weer

Bij warm weer zorgt u voor voldoende gratis waterpunten op het evenemententerrein. Via deze website https://www.rivm.nl/hitte/kwetsbare-groepen/evenementen treft u nog meer tips aan voor maatregelen bij warm weer. Wij adviseren u deze maatregelen door te nemen en de maatregelen te treffen die passen bij uw evenement.

Voorbeelden uit de praktijk

Bekijk de filmpjes over het aanvragen van een vergunning:

Tips voor een duurzaam evenement

Naast de gezelligheid die evenementen bieden, hebben ze ook impact op het milieu. Lees de tips om uw evenement meer duurzaam te maken.