Evenement: melden of vergunning

Voor u als organisator is het ook belangrijk om te weten dat:

  • U alle huidige coronamaatregelen vindt op de pagina 'Coronaregels voor evenementen' op website van de Rijksoverheid.
  • Een vergunningsaanvraag vindt minimaal acht weken voorafgaand aan het evenement plaats.
  • Twee weken voorafgaand aan het evenement vindt de definitieve coronatoets plaats. U dient daarom altijd een coronaproof plan toe te voegen bij een aanvraag of een melding voor een evenement.
  • Veranderen in aanloop naar het evenement de basismaatregelen? Dan heeft dit mogelijk gevolgen voor het evenement.
  • Landelijke wetgeving gaat altijd voor op lokale wetgeving.
  • Het is niet toegestaan een coronatoegangsbewijs te vragen voor activiteiten en voorzieningen waarvoor geen coronatoegangsbewijs nodig is. Bekijk ook de pagina  'Waar heb ik een coronatoegangsbewijs nodig?' op de website van de Rijksoverheid.

Coronaproof plan

Eigenlijk is de inhoud van een coronaproof-plan in één zin te beschrijven: het plan dat beschrijft hoe een evenement wordt georganiseerd binnen de op dat moment geldende (corona)maatregelen. Dit plan is een verplicht onderdeel van de vergunningaanvraag of een melding van een klein evenement en moet door de gemeente en haar partners worden getoetst. Is er al een veiligheidsplan, dan kan dit onderdeel daaraan worden toegevoegd. Vaak heeft de branchevereniging ook al enkele richtlijnen opgesteld waarmee het plan kan worden aangevuld. Let daarbij wel op actualiteit, volledigheid en kwaliteit.

Wat zijn de huidige regels?

Voor alle huidige coronamaatregelen verwijzen wij u naar de pagina 'Coronaregels voor evenementen' op de website van de Rijksoverheid.

Wat komt er in het coronaproof plan?

Naar aanleiding van de maatregelen die op dit moment gelden worden de volgende vragen beantwoord in het plan. Natuurlijk afhankelijk van of er wel of niet met coronatoegangsbewijzen gewerkt wordt.

  1. Wordt er gewerkt met coronatoegangsbewijzen?
  2. Hoe wordt de inkomende en uitgaande bezoekersuitstroom gecontroleerd en geteld?
  3. Voeg een plattegrond op schaal met legenda toe. Met daarop de inrichting van het terrein met maatvoering en de eventuele looproutes.
  4. Wordt de evenementenlocatie afgezet? Hoe wordt dit gedaan?
  5. Wordt er getest op locatie? Door wie en hoe wordt dit vormgegeven?
  6. Hoe wordt er gehandeld als iemand positief test?
  7. Hoe wordt er gehandeld als iemand geen vaccinatiebewijs, test of verklaring kan overhandigen? En wat als hij dan ook niet wil testen?

Uiteraard kunnen er nog vele andere aanvullende vragen worden gesteld. Ook kunnen de vragen veranderen naarmate de regels zullen worden versoepeld of juist worden aangescherpt.

Heb ik een vergunning nodig of is een melding voldoenden?

Wanneer heeft u een vergunning nodig? Als u één van onderstaande vragen met “ja” beantwoordt moet u een evenementenvergunning aanvragen.

  1. Zijn er bij het evenement meer dan 200 personen tegelijkertijd aanwezig?
  2. Begint het evenement vóór 8 uur ’s ochtends of op zondag vóór 13:00 uur?
  3. Eindigt het evenement na 23:00 uur ’s avonds?
  4. Wordt er voor 08:00 uur of na 23:00 uur muziek ten gehore gebracht?
  5. Worden er objecten geplaatst met een oppervlakte van meer dan 10m2 per object?
  6. Moeten er straten worden afgesloten?
  7. Vind het evenement plaats op de rijbaan, fietspad of parkeerplaats?
  8. Als u overal “nee” op kunt beantwoorden kunt u volstaan met een melding. Houdt er rekening mee dat er altijd een organisator moet zijn en u acht weken voorafgaand aan het evenement een melding doet bij de burgemeester. Pas als uw melding is goedgekeurd, mag u het evenement organiseren.

Het coronaproof plan en een plattegrond- of situatietekening zijn verplichte onderdelen bij een melding. Voeg het corona-proofplan en een plattegrond- of situatietekening dus toe als bijlage bij uw melding.

Melding indienen


Hoe vraag ik een evenementenvergunning aan?

De voorwaarden voor het melden op aanvragen van een vergunning voor een evenement staan in de Algemene Plaatselijke Verordening.

Houd rekening met de procedure. Het aanvragen van een vergunning kost tijd. 

Voor het in behandeling kunnen nemen van uw aanvraag levert u de volgende gegevens aan:

  • Een ingevuld en ondertekend aanvraagformulier.
  • Een tekening van de evenementenlocatie met maat- of schaalaanduiding waarop alle te plaatsen objecten staan vermeld.
  • Een indelingstekening van de tent.
  • Een veiligheidsplan.
  • Een coronaplan.
  • Technische specificaties van tenten, podium en andere bouwsels.
  • Verkeersplan.
  • Als organisator van een evenement bent u verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. Het is mogelijk dat een veiligheidsplan noodzakelijk is. Twijfelt u of u ook een veiligheidsplan moet indienen? Neemt u dan gerust contact met ons op.

Nieuw evenement?

Organiseert u een nieuw evenement in onze gemeente? Neemt u dan contact op met het team vergunningen via het algemeen telefoonnummer 0345 - 72 88 00 of maak een afspraak telefonisch of via info@westbetuwe.nl om het evenement en uw plannen te bespreken. Tijdens het overleg kunt u vragen stellen over het organiseren van een evenement en wordt u meegenomen in het proces en de benodigde gegevens.


Vergunning aanvragen

Voorbeelden van bijlages bij een evenementenvergunning

Situatietekening

Bij een vergunningsaanvraag is een situatietekening verplicht. Geef op de situatietekening aan waar de tijdelijke bouwwerken en andere onderdelen (tent, verkoopwagens, sanitair, attracties, enz.) staan. Voeg ook een plattegrond van het gebouw/de tent (afmetingen, draairichting deuren, locatie bar, brandblusvoorzieningen, enz.) toe. De situatietekening moet op schaal zijn en er moet een noordpijl op staan. 

Geef in deze situatietekening ook aan hoe u omgaat met de coronamaatregelen. Denk daarbij aan looprichtingen.  

Veiligheidsplan

Als u een vergunningsplichtig evenement organiseert hoort daar soms een Veiligheidsplan bij. Dit is afhankelijk van de risico's. Dit is voor de veiligheid van de bezoekers, de deelnemers en u als organisator. Gemeente, brandweer en politie beoordelen het Veiligheidsplan. U kunt dit formulier als format gebruiken (pdf). Als u zelf een Veiligheidsplan maakt, let er dan op dat daar dezelfde onderdelen in voor komen.

Verkeersplan

Voor de veiligheid van de deelnemers en de toeschouwers moeten er enkele maatregelen getroffen worden (bijvoorbeeld tijdelijke afzettingen, waarschuwingsborden). U kunt onderstaand standaard Verkeersplan gebruiken (pdf). Als u zelf een Verkeersplan maakt, let er dan op dat daar dezelfde onderdelen in voor komen. Zie vraag 7 en 8 in het aanvraagformulier van een evenementvergunning of een verkeersplan van toepassing is.

Andere vergunningen nodig?

Wilt u ook alcoholhoudende dranken schenken op uw evenement? Dan heeft u een ontheffing nodig van de Alcoholwet.

Wilt u een bingo, rad van fortuin of loterij organiseren tijdens uw evenement? Dan moet u ook een melding indienen dan wel vergunning aanvragen voor een kansspelactiviteit.[DJ2] 

Organiseert u een wedstrijd of andere tocht over de openbare weg?

Loopt de route van de wedstrijd of tocht die u organiseert door meerdere gemeenten? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente waarin het startpunt en de finish liggen.

Van de overige gemeenten heeft u toestemming nodig voor het gebruik van de openbare weg. Dit heet een verklaring van geen bezwaar. Loopt uw route voor een deel door de gemeente West Betuwe?  Vraag dan een verklaring van geen bezwaar aan. U kunt hiervoor een e-mail sturen naar info@westbetuwe.nl of per post naar Gemeente West Betuwe, t.a.v. Team Vergunningen, Postbus 112, 4190 CC Geldermalsen. U levert in ieder geval de volgende gegevens aan:

  • Aantal verwachte deelnemers
  • Datum en doorkomsttijden
  • De route ingetekend op een plattegrond. Hierop markeert u welke straten worden afgesloten en welke wegen u oversteekt
  • Of u gebruik maakt van verkeersregelaars.
  • Maakt u gebruik van provinciale wegen? Dan heeft u toestemming van de provincie nodig. Lees meer over het gebruik van provinciale wegen op de website van de provincie Noord-Brabant.

Procedure?

De termijn van uw aanvraag is afhankelijk van de grootte van uw evenement en het risico dat daaraan verbonden is. De termijn ligt tussen de 8 – 26 weken. De termijn gaat in op het moment dat wij uw volledige aanvraag hebben ontvangen. Deze termijnen zijn nodig voor het opvragen van adviezen, in kaart brengen van de risico’s en de nodige capaciteit, opstellen van de vergunning, maar ook op bewoners de gelegenheid te kunnen geven om bezwaar te maken op de vergunning

Wat zijn de kosten?

Hieronder een overzicht van de tarieven voor 2021 voor het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verlenen van een vergunning voor het organiseren van een evenement als bedoeld in de Algemeen Plaatselijke Verordening (APV)

  • Een regulier evenement (categorie A) met uitzondering van buurtinitiatieven  € 174,85
  • Een wijziging van de verleende vergunning  € 87,45
     
  • Een aandacht evenement (categorie B)  € 349,80
  • Een wijziging van de verleende vergunning  € 174,85
     
  • Een melding doen van een evenement is gratis.

Bij een aanvraag die betrekking heeft op een risico evenement (categorie C), worden de categorie B leges vermeerderd met de kosten, volgens een vooraf opgestelde begroting. Deze begroting  wordt door of in opdracht van het college opgesteld.

Vragen?

Heeft u vragen over het organiseren van een klein evenement of weet u niet zeker of voor uw activiteit een melding voldoende is? Wij verzoeken u om in dat geval ruim van te voren contact  op te nemen met het Team vergunningen.  Dit kan via info@westbetuwe.nl of telefonisch via 0345 - 72 88 00.