Evenement: melden of vergunning

Sinds 1 juli mogen evenementen weer plaatsvinden. Wel zijn er aanvullende voorwaarden.

Voor ieder evenement dat u organiseert geldt: 

  • Altijd 1,5 meter afstand houden. 
  • Help uw bezoekers/deelnemers om zich aan de basisregels van de Rijksoverheid te houden. Deze regels blijven voor iedereen blijven gelden.

Voor evenementen binnen geldt: 

  • Is er sprake van een vaste zitplaats, reservering en gezondheidscheck vooraf?
    • Dan kunt u een onbeperkt aantal mensen ontvangen.
  • Doet u niet aan reserveringen en gezondheidschecks vooraf?
    • Dan is het toegestaan om maximaal 100 mensen per ruimte te ontvangen. Houd daarbij rekening met de 1,5 meter afstand. U bent verplicht om dan met vaste zitplaatsen te werken.
  • Is er op uw evenement dat binnen plaats vindt een vlotte doorstroom van bezoekers?
    • Dan kunt u een onbeperkt aantal mensen ontvangen. Houd wel de 1,5 meter afstand.

Voor evenementen buiten geldt:

  • Is er sprake van een vaste zitplaats, reservering en gezondheidscheck vooraf?
    • Dan kunt u een onbeperkt aantal mensen ontvangen.
  • Doet u niet aan reserveringen, gezondheidschecks en vaste zitplaatsen?
    • Dan is het toegestaan om maximaal 250 mensen te ontvangen, mits zij 1,5 meter afstand onderling kunnen houden.
  • Is er op uw evenement dat buiten plaats vindt een vlotte doorstroom van bezoekers?
    • Dan kunt u een onbeperkt aantal mensen ontvangen. Houd wel de 1,5 meter afstand. 

COVID-19 plan

Vanwege het coronavirus maakt u als organisator een COVID-19 plan. In dit plan licht u toe hoe u omgaat met de coronaregels. Onder het kopje 'Vergunning, melden en aanvragen' leest u daar meer over. In de noodverordening Veiligheidsregio Gelderland-Zuid leest u meer hierover

De voorwaarden voor het melden op aanvragen van een vergunning voor een evenement staan in de Algemene Plaatselijke Verordening.

Melding

U hoeft uw evenement alleen te melden als:

  • Het duurt niet langer dan 1 dag
  • Er zijn niet meer dan 200 mensen aanwezig
  • Het aantal decibel van de muziek bedraagt maximaal 60 dB(A) op de gevels van de woningen
  • Er is geen muziek na 23.00 uur
  • Het evenement gaat niet door na 23.00 uur
  • Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats en vormt ook op andere wijze geen belemmering voor het verkeer en de hulpdiensten
  • Er worden geen objecten geplaatst die groter dan 10 vierkante meter zijn

Vergunning

Als u niet aan de voorwaarden voor een melding (klein evenement) voldoet, moet u een vergunning aanvragen.

Denk bij een evenementvergunning ook aan:

  • Alcohol: Voor de verkoop van (zwak) alcoholische dranken is een ontheffing vereist.
  • Aankondigingsborden: U mag een activiteit of evenement aankondigen met driehoeksborden of sandwichborden. Dit zijn borden die vastgemaakt worden aan een lantaarnpaal.
  • Materiaal: U kunt dranghekken en tijdelijke verkeersvoorzieningen lenen van de gemeente. Het uitlenen van materiaal wordt alleen gedaan in combinatie met een (evenement)vergunning. Soms zijn er kosten aan verbonden.
  • Loterij of kansspelactiviteiten: Kijk bij Loterij en Kansspelactiviteiten voor het melden van een kansspelactiviteit of de aanvraag van een loterijvergunning.

Hoe lang van te voren moet ik een vergunning aanvragen?

  • Zorg dat u de vergunning of melding op tijd regelt.
  • Is alleen een melding van het evenement nodig? Geef de melding uiterlijk twee weken van te voren door.
  • Is er een vergunning nodig?
    • Regel dit voor een Risico A-evenement uiterlijk acht weken voor het evenement.
    • Regel dit voor een Risico B-evenement uiterlijk tien weken voor het evenement.
    • Regel dit voor een Risico C-evenement uiterlijk vierentwinting weken voor het evenement.

Reken voor een groot evenement (waar extra politie inzet te verwachten is) 16 weken voor het regelen van een evenementvergunning.

Vraag uw vergunning op tijd aan, dit in verband met de termijn waarin de gemeente besluit neemt (8 weken) en het eventuele bezwaar/beroepsproces (6 weken).

Met het online aanvraagformulier beantwoordt u eerst een aantal vragen. Hieruit blijkt of u een melding moet doen of een vergunning moet aanvragen. Als een melding voldoende is, laat u in het formulier uw gegevens achter. Als een vergunning nodig blijkt te zijn, kunt u in het online formulier de interactieve pdf downloaden.

Vul de pdf in en stuur dit inclusief bijlagen naar gemeente@westbetuwe.nl of per post naar

Gemeente West Betuwe
t.a.v. Team Vergunningen
Postbus 112
4190 CC Geldermalsen

Bijlagen

Situatietekening

Bij een vergunningsaanvraag is een situatietekening verplicht. Geef op de situatietekening aan waar de tijdelijke bouwwerken en andere onderdelen (tent, verkoopwagens, sanitair, attracties, enz.) staan. Voeg ook een plattegrond van het gebouw/de tent (afmetingen, draairichting deuren, locatie bar, brandblusvoorzieningen, enz.) toe. De situatietekening moet op schaal zijn en er moet een noordpijl op staan.

Geef in deze situatietekening ook aan hoe u omgaat met de coronamaatregelen. Denk daarbij aan looprichtingen.  

COVID-19 plan

Vanwege het coronavirus stuurt u als organisator ook een COVID-19 plan mee. Daarin licht u toe hoe u omgaat met: 

  • Hoe zorgt u ervoor dat bezoekers/deelnemers altijd 1.5 meter afstand houden?
  • Hoe zorgt u ervoor dat bezoekers/deelnemersstromen elkaar niet kruisen en de afstand bewaard kan blijven?
  • Hoe zorgt u voor stromen van personen met betrekking tot het sanitair?
  • Welke hygiëne maatregelen neemt  u om verspreiding van het virus tegen te gaan?
  • Als er zitplaatsen zijn. Hoe zorgt u ervoor dat bezoekers daar op de goede manier komen en er blijven?
  • Hoe houdt u toezicht op het naleven van de COVID-19 maatregelen?
  • Indien blijkt dat de maatregelen niet nageleefd worden en uw evenement moet stilgelegd worden, hoe bouwt u de activiteiten af?

Veiligheidsplan

Als u een vergunningsplichtig evenement organiseert hoort daar soms een Veiligheidsplan bij. Dit is afhankelijk van de risico's. Dit is voor de veiligheid van de bezoekers, de deelnemers en u als organisator. Gemeente, brandweer en politie beoordelen het Veiligheidsplan. U kunt dit formulier als format gebruiken (pdf). Als u zelf een Veiligheidsplan maakt, let er dan op dat daar dezelfde onderdelen in voor komen.

Verkeersplan

Voor de veiligheid van de deelnemers en de toeschouwers moeten er enkele maatregelen getroffen worden (bijvoorbeeld tijdelijke afzettingen, waarschuwingsborden). U kunt dit standaard Verkeersplan gebruiken (pdf). Als u zelf een Verkeersplan maakt, let er dan op dat daar dezelfde onderdelen in voor komen. Zie vraag 7 en 8 in het aanvraagformulier van een evenementvergunning of een verkeersplan van toepassing is.

Het pdf document digitaal invullen

  1. Download de pdf Aanvraagformulier evenementvergunning, pdf Veiligheidsplan en/of pdf Verkeersplan
  2. De pdf opent in uw webbrowser
  3. Sla de pdf op door op Bestand > Opslaan als... te klikken
  4. Open de pdf in Adobe Reader
  5. Klik in de linkerbalk op het paarse potloodje  (invullen en ondertekenen)
  6. Klik met uw cursor op de lijn. U kunt het formulier nu invullen.
    • Wilt u een meerkeuzevraag beantwoorden? Klik dan in de werkbalk Invullen en ondertekenen op het stipje
    • Wilt u een handtekening in het document plaatsen? Klik dan in de werkbalk Invullen en ondertekenen op ‘Ondertekenen’
  7. Sla het document op onder een nieuwe naam.
  8. Mail het ingevulde document als bijlage naar gemeente@westbetuwe.nl
  9. Printen en per post versturen mag ook.

Een melding doen van een evenement is gratis.

Een evenementenvergunning kost wel geld. Het kan zijn dat u onder de vrijstelling leges valt. U vindt de tekst van de vrijstelling in de legesverordening.

  • Risicoklasse A: 170,25 euro
  • Risicoklassen B: 340,60 euro
  • Als een aanstellingsbesluit verkeersregelaars nodig is komt er 110,10 euro bij

Vragen? Neem contact op met het Team vergunningen via 0345 - 72 88 00.